Eine enorme Anzahl personenbezogener Papiere wird noch entsorgt werden müssen.

Datenpanne in Gütersloh – Papier ist geduldig

Persönliche Unterlagen über Mieten, empfangene Monatszahlungen und Nachweisen von verordneten Medikamenten verschiedener Leistungsbeziehern befanden sich ungeschreddert in Papiercontainern des Jobcenters in Gütersloh. Frei zugänglich. Eine Panne, wie sich herausstellte.

Die zuständige Kreisverwaltung räumte den Vorfall ein. Wie sie verlauten ließ, landen sensible Unterlagen normalerweise in gesonderten Behältnissen, die eine Fachfirma abholt und schreddert. Doch das beruhigte nur wenig. Das digitale Büro soll Abhilfe schaffen. Sind Risiken dieser Art damit wirklich ausgeschlossen? Nur auf den ersten Blick.

E-Government-Gesetz

Nicht nur in Gütersloh arbeitet die öffentliche Verwaltung an der Digitalisierung der Arbeitsprozesse. Dazu verpflichtet sie das „E-Government-Gesetz“, das seit 2013 in Kraft ist. Dieses veranlasste unter anderem das Führen elektronischer Akten. Die Grundlagen dafür sind auch in den meisten Jobcenter gelegt.

Digitale Aktenhaltung kommt, Problem der Entsorgung bleibt

Die Gütersloher Panne macht es deutlich: Mit dem Umstieg auf digitale Aktenhaltung ist die Verantwortung für die Unterlagen in Papierform nicht erledigt. Es wird dauern, bis alle Altakten gescannt sind und ausschließlich digital vorliegen. Solange dies nicht geschieht, werden die Unterlagen aufbewahrt werden müssen – die Frist dafür beträgt zumeist zehn Jahre.

Eine enorme Anzahl personenbezogener Papiere muss das Jobcenter also noch entsorgen. Das bedeutet, dass jede heute in Papierform angelegte Akte, die gedruckt und vom Mitarbeiter abgeheftet wird, erst in Jahren physisch vernichtet werden wird – solange halt, bis sie gescannt ist.

Die meisten Jobcenter sind nicht soweit, die personenbezogenen Daten ausschließlich digital zu verwalten. Die Sorgfalt im Umgang mit der Vernichtung sensibler Unterlagen in Papierform, werden die Jobcenter also noch eine ganze Weile beaufsichtigen müssen.

Hinweis: Dokumente landen in Scan-Zentren

Das Scannen von Original-Dokumenten nach Umstellung auf die Digitalisierung findet in externen Scan-Zentren statt, die dafür datenschutzrechtliche Auflagen erfüllen müssen. Was in Papierform im Scan-Zentrum landet, wird nach acht Wochen geschreddert.

Weitreichende Befugnisse des Jobcenters trotz Datenschutzgesetz

Mit dem papierlosen Büro lässt sich die Entsorgung der Akten automatisiert erledigen. Die Frage der Wahrung des Datenschutzes der Betroffenen wird mit dem papierlosen Büro nicht auf dem Weg zum Altpapiercontainer entschieden.

Trotz Datenschutzgrundverordnung, die auch für das Jobcenter gilt, hat dieses weitreichende Befugnisse. Es gibt eine Fülle von Ausnahmen, die dem Jobcenter zugestanden sind. Personenbezogene Daten dürfen weitergereicht werden an

  • Sozialleistungsträger
  • Arbeitgeber, Ausbildungsbetriebe
  • Finanzämter
  • Vertragsärzte
  • Zollbehörden (Aufdeckung von Schwarzarbeit), Polizei, Verfassungsschutz, Gerichte
  • Ämter, Ministerien
  • sofern es Direktüberweisungen vom Jobcenter gibt: Vermieter, Energieversorger

Nicht zu vergessen die Berechtigung der Jobcenter, Bankkonten abzufragen. Allerdings ist das Jobcenter verpflichtet, eine Einwilligung vom Betroffenen einzuholen, wenn die Daten an folgende Empfänger gehen sollen

  • Schulen
  • Schuldnerberatung
  • Suchtberatung
  • psychosoziale Betreuungseinrichtungen

Darüber hinaus gibt es das Sozialgeheimnis. Es beinhaltet eine weitreichende Verpflichtung zur Geheimhaltung der Sozialdaten. Behördenmitarbeiter, die nicht direkt mit dem konkreten Fall zu tun haben, dürfen in der Regel keine Einsicht in die betreffenden Akten nehmen

Einen interessanten Artikel über den Stand der Jobcenter in Sachen digitaler Kommunikation hat Dr. Philipp Hammerich für hartz4widerspruch.de verfasst.

Aktenwände in den Behörden verschwinden

Die Vereinfachung durch digitalisierte Arbeitsprozesse wird auch für den Hartz IV-Empfänger die Kommunikation mit dem Jobcenter erleichtern. Es wird vielen Antragstellern angenehmer sein, über die Website der Jobcenter Anträge zu stellen.

Drucken und abheften im Jobcenter – das wird es bald nicht mehr geben. Die Aktenwände in den Büros verschwinden. Gleichwohl wird ein tiefgreifendes Umdenken der Behördenmitarbeiter nötig sein. Bis sie für das System digitaler Schnittstellen, der sicheren Archivierung perfekt geschult sind, werden einige Jahre vergehen.

 

Quelle:

Haller Kreisblatt vom 22.07.2019

Der Autor: Nassir Jaghoori

Nassir Jaghoori

Er studierte in Hamburg und Speyer Rechts- und Verwaltungswissenschaften. Nach dem Referendariat beim Hanseatischen Oberlandesgericht Hamburg hat er sich als Angestellter der Agentur für Arbeit im SGB II spezialisiert. Als einer unserer Partneranwälte von hartz4widerspruch.de kennt er sich bestens mit den aktuellen Entwicklungen im Sozialrecht aus.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.